A Felügyelő Bizottság 2019. áprilisi ülésén elfogadott beszámolója

Jegyzőkönyv

Készült 2019. április 8-án az Informatikai és Könyvtári Szövetség /továbbiakban IKSZ/ irodájában: 1827 Budapest, Budavári Palota F. épület 440. sz. szoba, a 11 órára összehívott Felügyelő Bizottsági /továbbiakban FB/ ellenőrzés alkalmából.

Jelen vannak Az IKSZ FB tagjai:

• Liebhauser János elnök
• Oroszi Evelin elnökhelyettes
• Fejes Csilla
• Palotai Mária

 IKSZ munkatársa:

• Csulákné Angyal Katalin

WIPP Kft munkatársa:

• Pelyhéné Vígh Edit

Az FB ülés tárgya:

1. A 2018. évi pénzügyi-gazdasági tevékenység ellenőrzése:

            Az IKSZ 2018-ban 26 131 ezer Forinttal gazdálkodott.  Ez az összeg az NKA támogatásból és a tagdíjbefizetésekből adódott. Az NKA támogatása 22 646 ezer Forint volt 2018-ban az előző évi 65 110 ezerrel szemben. A tagdíjakból beérkezett bevétel 3 480 ezer Ft volt, amely a tavalyi összegnél 371 ezer Ft-tal több volt. AZ IKSZ 2018. évi maradványa 28 844 ezer Ft, mely 2 578 ezer Ft-tal növekedett. Gazdálkodása stabil.

            A pénzügyi munkafolyamatok végzése számítógépes könyveléssel történik, a könyvelést továbbra is a WIPP Kft végzi, a jogszabályban megkövetelt kettős könyvvitellel. Az adatok megőrzése érdekében az év végén kinyomtatásra kerültek az éves számlaforgalmi adatok, így az ellenőrzés komplex módon mind a számítógépes adatbázisban, mind a nyomtatott könyvelési tételekben megtörtént.

            Az FB megállapította, hogy a könyvelés és a pályázatok esetében az analitikus könyvelés, a vizsgált évre vonatkozóan a banki bizonylatok alapján rendben megtörtént. Részletesebb tartalmi és számszaki ellenőrzést végzett az FB a 2018. március és október hónap kiadási-bevételi pénzmozgásával kapcsolatosan, ugyanis az Internet Fiesta és a könyvtári hét kiadásai nagyrészt ekkor realizálódtak. Ugyancsak részletesen ellenőriztük a web fejlesztési és nyomdaköltségeket, szállás költséget, az oktatási díjak (előadói tiszteletdíjak) elszámolását. A reklám anyagokat a Titkárságon az ellenőrzés során megtekintettük.

            Az éves költségvetés bevételi-kiadási oldalának részletes egyeztetése után szúrópróbaszerűen kiválasztott számlák is ellenőrzésre kerültek.

            Ellenőriztük a tagdíj befizetéseket is, amelyeknek a könyvelése rendben volt. 2018-ban 1 intézmény  nem fizetett tagdíjat. Az Alapszabály értelmében csak az tekinthető tagnak, aki a megállapított tagdíj befizetését vállalja és be is fizeti. Ellenkező esetben a tagság megszűnik. Ezért kéri az elnökséget az FB, hogy a hátralékos könyvtárral vegye fel a kapcsolatot.

            A házipénztár éves bevételi és kiadási bizonylatainak egyeztetése is megtörtént. Az ellenőrzött tételeknél a FB szabályszerűnek, rendezettnek találta a könyvelést és a pénzkezelést. A megrendelések aláírása, a teljesítés igazolása és a kifizetés engedélyezése egységes formában történik.

            A közhasznúsági jelentés alapját képező éves, a könyvelő által készített egyszerűsített beszámolót a FB végleges formában jóváhagyta.

2. Az Alapszabály szerinti működés vizsgálata:

A FB megállapította, hogy a közgyűlési jegyzőkönyvek időben elkészültek.

            A 2018-ban megtartott két közgyűlésen 5, a négy megtartott elnökségi és tagozatvezetői ülésen mindösszesen 16 db határozat született, amelyek bevezetésre kerültek a gyűjtőmappába.

            A közhasznúsági jelentéshez 4 db tagozati beszámoló érkezett. Stabilizálódni látszik a működő tagozatok száma.

3. Közhasznú tevékenység vizsgálata:

            A hagyományos rendezvények, mint az Internet Fiesta, a Kárpát-medencei könyvtárosok csongrádi konferenciája és az Országos Könyvtári Napok, valamint a szakmai napok sikeresen működnek.  

            A közhasznúsági jelentés a FB észrevételeinek figyelembe vételével készült. A pénzügyi beszámolót és a közhasznúsági jelentést a FB elfogadta és azt elfogadásra javasolja a közgyűlésnek.

4. Az FB javaslatai az elnökségnek:

:- Az elnökség haladéktalanul foglalkozzon a nyugdíjba vonuló titkár helyett az új munkatárs kinevezési javaslatával, betanításával, az átadás-átvétel megszervezésével, az új munkatárs munkaköri leírásával.

- A KLL-remittendák sorsát döntse el.

A problémák felhalmozódásának elkerülése érdekében:

- A be nem fizetett tagdíj – 1 intézmény – sorsáról dönteni kell.

- A megőrzési kötelezettség (2012 előtti) utáni számlák megsemmisítéséről döntsön az elnökség.

Kmf.

Az FB tagjai:

Liebhauser János                                           Oroszi Evelin            

FB elnök                                                        FB elnökhelyettes

Fejes Csilla                                                   Palotai Mária

FB-tag                                                            FB-tag

Pelyhéné Vígh Edit                                       Csulákné Angyal Katalin

könyvelő                                                                    titkárság